Sådan behandler vi oplysninger om dig

Studenterambassadøren har tavshedspligt og alle henvendelser bliver behandlet fortroligt.

Når du henvender dig til Studenterambassadøren, er det altid helt op til dig selv, hvor meget information du vil dele med os. Vores erfaring er, at jo bedre vi forstår din situation, jo bedre kan vi som regel vejlede dig. I mange tilfælde giver det derfor mening, at du deler forskellige oplysninger med os. Det kan f.eks. være dit navn, kontaktinformationer, din uddannelse og oplysninger om din situation.

Studenterambassadøren registrerer og opbevarer som udgangspunkt dit navn, din uddannelse og dine kontaktinformationer. Vi noterer også, hvad din henvendelse handler om. I nogle tilfælde registrerer vi også andre relevante oplysninger om din situation samt opbevarer e-mails, dokumenter og lignende. Det gør vi af følgende grunde:

• for at kunne yde hurtigere og bedre vejledning til de personer, som henvender sig igen.
• fordi oplysningerne danner grundlag for anonymiseret statistik m.m. i f.eks. nyhedsbreve og den beretning, som Studenterambassadøren hvert år skal sende til universitetets ledelse. 

At statistik i nyhedsbreve, beretninger m.m. er anonymiseret betyder, at vi har fjernet alle oplysninger, der potentielt kunne bruges til at identificere dig – f.eks. dit navn, kontaktoplysninger og lignende.

Vi opbevarer oplysninger om dig i op til to år (ofte kortere) af grundene ovenfor. Dog kan anonymiserede data om din henvendelse stadig indgå i vores statistik efterfølgende. Vi sletter e-mails med personoplysninger i vores e-mail-system senest efter 30 dage og gemmer herefter relevante e-mails i op til to år i vores arkiveringssystem. 

Hvis du ønsker at få slettet de personoplysninger, vi har registreret om dig, skriver du det til studambassador@adm.ku.dk. 

Oplysningerne er ikke tilgængelige for andre end medarbejderne ved Studenterambassadøren. Studenterambassadøren videregiver aldrig oplysninger om en person uden skriftligt samtykke fra personen. Studenterambassadøren kan dog i særlige tilfælde beslutte, at der skal indgives en politianmeldelse. I de tilfælde skal Studenterambassadøren videregive de relevante oplysninger til universitetsdirektøren.

Studenterambassadøren behandler persondata med den studerendes samtykke og de indhentede persondata behandles efter reglen i artikel 6, stk. 1, litra a) i persondataforordningen (Generel forordning om databeskyttelse, 2016/679 af 27. april 2016). Hvis der indgår helbredsoplysninger eller andre følsomme persondata i en sag, som behandles af studenterambassadøren, vil de følsomme persondata blive behandlet med den studerendes samtykke i overensstemmelse med artikel 9, stk. 2, litra a) i persondataforordningen. 

Har du søgt om indsigt på Københavns Universitet?

Hvis du har været i kontakt med Studenterambassadøren og ønsker indsigt i de oplysninger, som Studenterambassadøren har om dig, skal du sende en ansøgning direkte til Studenterambassadøren på adressen studambassador@adm.ku.dk.

Læs eventuelt mere om, hvordan hele Københavns Universitet beskytter dine persondata her.